17 Kasım 2017 Cuma

Komisyonlar

KOMİSYONLARIN KURULMASI VE GENEL PRENSİPLERİ:

1) EGİAD bünyesinde Yönetim Kurulu’nun dönem çalışma programına ve stratejik plana uygun olarak belirleyeceği sayıda ve konularda komisyonlar kurulabilir. Yönetim Kurulu üyelerden gelen komisyon tekliflerini de değerlendirerek gerekirse yeni komisyon oluşumlarını karara bağlayabilir.

2)Her dönemim başında Komisyonlar oluşturulduktan sonra yapılan Komisyonlar Ortak Toplantısı’nda Komisyonların çalışma ilke ve esasları, her komisyonun misyon, vizyon ve stratejik hedefleri açıklanır, bunlara hizmet eden projeleri nasıl geliştirecekleri konusunda bilgi verilir.

3) Komisyonların amacı üyelerin dernek yönetimine daha aktif katılımlarının sağlanması ve Yönetim Kuruluna değişik etkinliklerin uygulanmasında yardımcı olarak EGİAD’ın vizyon ve misyonuna hizmet etmektir.

4) Komisyonlara üye olunması faaliyet döneminin başında tüm üyelere Yönetim Kurulu tarafından yapılan davet sonucu komisyon çalışmalarına gönüllü olarak katılmak isteyen üyelerin başvurusu ile gerçekleşir.  Derneğe yeni katılan üyelerin komisyonlarda görev almaları için kendilerine ayrıca davet yazısı yazılır.

5) Her komisyonun bir başkanı, başkan vekili ve gerekiyorsa sekreteri (raportör) ve saymanı olmalıdır.

6) Gerekli görülen hallerde birden fazla komisyon ve çalışma grubu ortak toplantı yapabilirler.

7) Dernek amaçlarına, Yönetim Kurulu’nun belirlediği strateji ve eylem planı ile tüzüğe aykırı faaliyetler yaptığı belirlenen komisyonlar Yönetim Kurulu kararı ile feshedilebilir veya yöneticileri değiştirebilir.

8) Komisyon Başkanı komisyonun çalışmalarından birinci derecede sorumludur.

9) Komisyonlar yönetimin ayrılmaz bir parçasıdır. Bu nedenle, yönetim kurulunun dönem başında ortaya koyduğu ana projeler sadece bir yön gösterici rehber olarak alınmalıdır. O projelere ilişkin veya komisyonların kendi inisiyatifleri ile geliştirecekleri proje önerileri üzerinde çalışılıp yönetime sunulmalıdır.

KOMİSYONLARIN ÇALIŞMA PRENSİPLERİ

1) Komisyonlar Yönetim Kurulu’nun bilgisi ve kararı dışında herhangi bir etkinlik yapamaz veya proje ile ilgili olarak dernek adına 3. şahıslara hiçbir taahhütte bulunamazlar.

2) Komisyonlar Dernek tüzüğüne aykırı hiçbir faaliyet için girişimde bulunamazlar.

3) Komisyonların düzenleyeceği etkinliklerin ve geliştireceği projelerin stratejik plana hizmet etmesi, bütçelendirilmesi ve kendi kendini finanse etmesi beklenir. Yönetim Kurulu’nun uygun görmesi halinde komisyonların bazı projelerine bütçeden katkı sağlanabilir.

4) Yönetim Kurulu tarafından komisyon faaliyetlerinin yoğunluğu göz önünde bulundurularak her komisyonda çalışacak en az ve en çok üye sayısı belirlenir.

5) Komisyon üyelerinin öncelikli olarak komisyon görev tanımlarına uygun yetkinlikte olan üyelerden oluşması beklenir.

6) Komisyonların organları demokratik usuller ile komisyon üyeleri tarafından seçim veya yönetim kurulu tarafından görevlendirme sureti ile gerçekleştirilir.

KOMİSYON TOPLANTI USULLERİ

  1. Komisyon toplantılarının ilke olarak ayda en az 2 defa, (15 günde bir) Pazartesi günleri dernek merkezinde ve Yönetim Kurulu ile aynı saatlerde yapılması zorunludur.
  2. Yönetim Kurulu, üç ayda bir olmak üzere tüm Komisyon Başkanları ve üyelerinin katılacağı Genişletilmiş Yönetim Kurulu şeklinde toplanarak planlanan faaliyetler, değerlendirir, devam eden projelerle ilgili görüş alışverişinde bulunur ve projelerin koordinasyonu sağlanır.
  3. Komisyon Başkanı en az 1 hafta önceden yapacakları toplantı gündemini EGİAD Dernek Merkezine iletir ve e-mail yoluyla üyelere gönderilmesini sağlar.
  4. Komisyon başkanı gündeme uygun bir şekilde toplantıyı yönetir.
  5. Katılımcılar Komisyon Toplantıları Katılım Listesini imzalar.
  6. Toplantılarda alınan kararlar bir sonraki Yönetim Kurulunda görüşülmek üzere; komisyon başkanı tarafından, toplantıyı izleyen 2 gün içinde formata uygun bir rapor halinde, EGİAD Dernek Merkezine, Komisyon üyelerine ve yönetim kurulu üyelerine e-mail olarak gönderilir.
  7. Bu raporlar ve toplantı katılım listesi EGİAD’ da komisyonlar adına açılan ayrı bir dosyada saklanır ve ilk Yönetim Kurulu Toplantısı’ndan sonra rapor ile ilgili varsa geri bildirim komisyona aynı kanal ile gönderilir.
  8. Herhangi bir komisyonun üzerinde çalışıp olgunlaştırdığı bir etkinlik ve proje için son karar yetkisi Yönetim Kuruluna aittir. Yönetim Kurulu’nca gerçekleştirilmesi kararlaştırılan etkinlik tarih ve diğer ayrıntılar belirlendikten sonra EGİAD Yönetim Kurulu Başkanı veya vekilinin imzası ile üyelere yazılı olarak ve ayrıca web sayfası /portal aracılığıyla duyurulur.
  9. Komisyon üyelerinin toplantılara düzenli katılımı beklenmektedir. Devamsız üyelerin durumlarının Komisyon başkanı tarafından bizzat izlenmesi ve üyenin devamsızlığı ile ilgili nedenlerin öğrenilmesi yerinde olacaktır. Motivasyon eksikliği, yanlış komisyonda olduğunu hissetmesi, diğer üyelerle görüş ayrılığı, zaman yetersizliği vb. öğrenilerek üyeyle doğrudan konuşup sorun çözümlenmeye çalışılmalıdır.
  10. Komisyon üyelerinden katılım bilgisi önceden alındıktan sonra zorunlu durumlarda toplantının erteleme veya iptal bilgisi en geç toplantının yapılacağı günün sabahı mutlaka hem sekreteryaya hem de ilgili komisyonun tüm  üyelerine iletilmelidir.
  11. Zorunlu olmadıkça komisyon toplantıları iptal edilmemelidir.
  12. Yönetim Kurulu Komisyon çalışmalarında koordinasyonu sağlamak ve iletişimi kolaylaştırmak üzere Yönetim Kurulu üyelerini görevlendirebilir.
  13. Komisyon çalışmalarına katılmak üzere geçici veya sürekli olarak üyeler dışından da akademisyen, öğrenci veya konularında uzman kişiler davet edilebilir.

ÇALIŞMA GRUPLARININ KURULMASI

  1. Komisyonlar ihtiyaç halinde çalışma grupları kurabilirler.
  2. Her bir Çalışma Grubunun doğal lideri sorumlu Yönetim Kurulu üyesidir.
  3. Çalışma grubu toplantı zamanları projenin gerekleri ve ihtiyaçlarına göre Çalışma Grup Lideri tarafından belirlenir. İlke olarak ayda en az 2 defa, dernek merkezinde ve Pazartesi günleri Yönetim kurulu ile aynı saatlerde yapılması tercih edilir. Ancak, özel ve zorunlu nedenlerle toplantı yeri geçici olarak değiştirilebilir. Bu konuda dernek sekretaryasına önceden bilgi verilmesi gerekmektedir.
  4. Çalışma grubu lideri tarafından toplantıyı izleyen 2 gün içinde yapılan faaliyetler formata uygun bir rapor halinde yazılı olarak Komisyon başkanına, çalışma grubu üyelerine e-mail olarak gönderilir. Raporlar EGİAD’da komisyonlar adı altında açılan ayrı bir dosyada arşivlenir.
  5. Çalışma grupları dönem faaliyetlerini derneğimizin standart şablonuna göre İŞ PLANI düzenleyerek planlar. Her toplantıda İş Planı faaliyetleri kontrol edilerek, hedeflere ne derece ulaşıldığı takip edilir.
  6. Çalışma grupları üzerinde çalıştıkları konulara ilişkin sonuçları, önerileri, eğitim ve seminer ihtiyaçlarını toplantı tutanakları aracılığıyla Komisyon Başkanına iletir. Komisyon Başkanı diğer komisyon faaliyetleri ile birlikte bu talep ve önerileri de Komisyon Toplantı Tutanağı’na işler ve ilk Yönetim Kurulu toplantısında tutanak görüşülerek ilgili komisyona geri bildirim yapılır.
  7. Çalışma Gruplarına katılmak üzere geçici veya sürekli olarak üyeler dışından da akademisyen, öğrenci veya konularında uzman kişiler davet edilebilir.

 KOMİSYON ÜYELİĞİNİN SONA ERMESİ

  1. EGİAD tüzüğü gereği, Yönetim Kurulu üyeliğine adaylık için projelerde ve komisyonlarda aktif çalışmak esastır.
  2. 6 aylık dönemler içerisinde üyesi olduğu komisyon toplantılarının yarısından bir fazlasına katılmayan üyenin komisyon üyeliği kendiliğinden sona erer.
  3. Komisyon üyeliği, üyenin EGİAD’dan istifası veya üyelikten çıkarılma ile ilgili koşulların gerçekleşmesi halinde kendiliğinden sona erer.
  4. Komisyon üyeleri herhangi bir nedenle komisyon üyeliğinden istifa edebilir veya bir başka komisyonda görev almak üzere çalıştığı komisyondan ayrılabilir.
  5. Komisyon,  toplantı tutanağında ilgili üyenin komisyon üyeliğinin sona erdiğinin kararını alır.